Seit einigen Monaten interessiere ich mich für Zeitmanagement, Selbstmanagement und Persönlichkeitsentwicklung. Ich habe allein durch die Beschäftigung mit diesen drei Themen so viel Sinnvolles gelernt, dass ich das unbedingt teilen will. Jedes davon ist ein einzelnes riesiges Thema und birgt unfassbares Potenzial für mehr Zufriedenheit mit dem eigenen Leben und sich selbst.

Und nicht nur das. Mein Fazit nach mehreren Monaten Einlesen in Artikel, Bücher, Blogs und Reinhören in Podcasts ist:

Zeitmanagement, Selbstmanagement und Persönlichkeitsentwicklung gehen Hand in Hand.

Warum? Das will ich hier mal deutlich machen.

Besteht das Leben eigentlich nur noch aus Erledigungen?

Genau das habe ich mich schon verdammt oft gefragt. Kaum bin ich abends zurück aus dem Büro stehen irgendwelche Sachen an, die erledigt werden müssen. Einkaufen, Kochen, Schreiben an das Finanzamt aufsetzen, Überweisungen tätigen, den Abwasch vom Wochenende machen, ein besonders kreatives Hochzeitsgeschenk basteln… Die Liste ist unendlich lang.

Wo bleibt da die Zeit für Dinge, die man wirklich gerne macht?

Seit Ewigkeiten will ich einen Online-Fotografiekurs machen, meine Artikel für meinen Reiseblog hochladen, endlich den Krimi zu Ende lesen oder meine Indisch-Kochkünste verbessern. All das schaff ich aber nicht. Und das macht mich richtig unzufrieden.

Eine Bestandsaufnahe muss also her

Für jeden von uns hat der Tag 24 Stunden, nicht mehr und nicht weniger. Zieht man die Stunden für nötigen Schlaf und Arbeitszeit im Büro ab, bleibt nicht mehr viel übrig (rechne dir das mal aus!). Bei mir sind es nur noch ein paar Stunden, die ich dann für mich habe. Und genau die will ich nicht mit Dingen verbringen, die mich nerven, sondern mit etwas, das mir Freude bereitet und mich zufrieden sein lässt.

Es muss sich also etwas ändern.

Schritt 1: Zeitmanagement

Das, was jeder tun kann und sicherlich zu schnellen Erfolgen führt: ein effizientes Zeitmanagement.

Zeit zu managen, kann zwei Dinge bedeuten: Entweder in der zur Verfügung stehenden Zeitspanne alle To do´s für heute abzuarbeiten und sogar noch welche für morgen zu schaffen. Also mehr Schaffen in derselben Zeit. Oder - und das ist mein Ziel - Dinge schnell zu erledigen, um am Ende Zeit übrig zu haben und diese für mich und Schönes zu haben.

Weil das Thema Zeitmanagement riesengroß ist und hunderte Methoden bereithält, wie man Zeit besonders gut managed, will ich hier nur auf meine drei größten Learnings der letzten Monate hinweisen.

Prioritäten setzen und Aufgaben eliminieren. Prioritäten setzen, bedeutet nicht die anfallenden Aufgaben nur in eine Erledigungs-Reihenfolge zu bringen, sondern manches einfach komplett zu streichen auf der To Do-Liste. Und zwar kompromisslos. Seien wir ehrlich, manche Dinge machen wir völlig unnötig. Wir machen sie nur, weil sie schnell erledigt sind oder angenehmer zu erledigen sind als die anderen Punkte auf der To Do-Liste und ihr Abhaken uns ein gutes Gefühl geben.
Den Aufgaben nur ein ganz bestimmtes Zeitfenster einräumen. Nach dem Parkinsonschen Gesetz dehnt sich Arbeit nämlich genau in dem Maß aus, wie man ihr Zeit für die Erledigung zur Verfügung stellt. Und es ist wahr: Hat man für eine bestimmte Sache nur eine Stunde Zeit, wird man sie auch in einer Stunde schaffen. Setzt man sich kein Zeitlimit ist schnell ein ganzer Tag rum. Probier´s aus. Es klappt.
Eisenhower-Prinzip anwenden! Das bedeutet, Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit abzuarbeiten. Denn nicht alles was wichtig ist, ist dringlich und nicht alles, was dringlich ist, ist wichtig. Krasse Erkenntnis, oder?

Natürlich gibt es noch viel mehr Zeitmanagement-Konzepte, aber mit diesen dreien empfehle ich anzufangen. Sie sind einfach zu merken, einfach anzuwenden und bringen echten Output!

2. Schritt: Selbstmanagement

Soweit so gut. Seine Zeit zu “managen” ist der erste Schritt für mehr Zufriedenheit. Es nützt aber nicht viel drei verschiedene To Do-Listen zu haben, Termine in mehreren Apps einzutragen, in seinen eigenen Plänen unterzugehen oder aufgrund von Überforderung regelmäßig in Motivationstiefs zu versinken.

Wer Methoden des Zeitmanagements anwenden will, muss auch Selbstmanagement beherrschen. Die beiden sind ein unschlagbares Team.

Weil das Ganze so dermaßen komplex ist, dass ich schon gar nicht weiß, wo ich anfangen soll, nenne ich einfach mal ein paar Beispiele aus meinem Leben.

Passende Tools finden

Ich trage Termine und Erinnerungen in ein und denselben digitalen Kalender ein. Der analoge Kalender ist tot, schließlich habe ich den selten bei mir. Beim Handy aber schon. Alles, was ich da eintrage, synchronisiert automatisch mit meinem Laptop. Ich muss also nichts doppelt eintragen und laufe nicht Gefahr Wichtiges zu vergessen. Das war nicht immer so bei mir!

Ich versuche herauszufinden, welche Form der To-Do-Liste gut für mich ist. Ich probiere es derzeit digital mit Wunderlist, weil ich mit dieser App (wie bei meinem Kalender) Aufgaben, die mir unterwegs einfallen, unkompliziert eintragen kann. Außerdem kann ich verschiedene Listen anlegen. So habe ich u.a. verschiedene Einkaufslisten gespeichert: eine für Lebensmittel, eine für DM, eine andere für Ikea. Wenn ich das nächste Mal bei Ikea bin, muss ich nur Wunderlist aufmachen und denke an Teppichgleitschutz und Co.

Gleichzeitig mache ich mir oft Tages-To-Do-Listen. Diese schreibe ich mit der Hand. Hier notiere ich mir, welche Dinge ich heute unbedingt schaffen will (und bleibe dabei ganz realistisch). Plus Dinge, die ich angehen will, falls ich noch Zeit und Lust habe. So ganz digital geht´s bei mir halt auch noch nicht.

Ruhe schaffen

Ich habe auch zuhause (nicht nur im Büro) einen aufgeräumten Arbeitsplatz und alle Dinge haben ihren eigenen Aufbewahrungsort. Den Arbeitsplatz musste ich mir aber erstmal einrichten. Jahrelang hatte mein Laptop keinen festen Platz in der Wohnung. Genauso wenig eintrudelnde Rechnungen, Kassenbons, die ich aufbewahren will etc. Nun weiß ich genau, wo ich alles finde. Aufräumen muss man übrigens auch digital. Ein Mailpostfach mit 1000 ungelesenen Mails und eine Festplatte mit 500 Ordnern muss einfach zu Chaos führen.

Das Thema Aufräumen ist im Prinzip schon ein Thema für sich! Ich empfehle dazu die Methoden von Marie Kondo, auch wenn die Dame sehr radikal ist. Dazu sicher demnächst mehr (ich verschlinge gerade “Magic Cleaning” von ihr).

Ein riesen Störfaktor sind Unterbrechungen bei der Arbeit. Manchmal kommt man überhaupt nicht dazu, das zu machen, was für heute geplant war. Ich versuche mir also, so gut es geht, Zeitfenster freischaufeln bzw. baue ordentlich Puffer ein, um etwaige Störungen nicht meinen ganzen Tagesplan durcheinander bringen zu lassen.

Energie- und Leistungskurve beobachten

Wir alle ticken anders und haben zu unterschiedlichsten Tageszeiten unsere Leistungspeaks. Wer gerne um 5 Uhr aufsteht, weil er dann die meiste Energie hat - bitteschön. Aber das gilt nicht für mich. Ich bin kein Morgenmensch, kann aber abends richtig aufdrehen, wenn die Bedingungen stimmen. Ich weiß mittlerweile sehr genau, wann ich gut arbeiten kann und wann ich eine Pause brauche. Und das ist eben nicht einmal mittags für eine Stunde (wie es im Job “vorgesehen” ist), sondern eher dreimal am Tag. Vormittags und mittags je 15 - 20 Minuten und am späten Nachmittag dann für zwei Stunden. Richtig Energie habe ich dann wieder ab 18 Uhr.

Weil ich mein Leben aber nicht von perfekten To do-Listen und Effizienz-Wahn bestimmen lassen will, kommt noch ein ganz anderes Thema hinzu: Die Persönlichkeitsentwicklung.

3. Schritt: Persönlichkeitsentwicklung

Warum ist eine starke Persönlichkeit wichtig, wenn es um das Setzen von Prioritäten geht? Warum schaffen mental gut aufgestellte Leute mehr? Wieso sollte ich meine Persönlichkeit weiterentwickeln?

Nun, man muss halt auch erstmal den Mut haben “Nein” zu sagen, Aufgaben einfach zu eliminieren oder sie ggf. auszulagern. Wer selbstbewusst seine Meinung sich selbst und anderen gegenüber vertreten kann (“Diese Aufgabe macht keinen Sinn, weil…”), wird es leichter haben, sich zu trauen, einer bestimmte Sache keine Priorität einzuräumen bzw. sie einfach von der Liste zu streichen.

Wer sich selbst reflektiert und Dinge hinterfragt, wird viel schneller wissen, was er will und entsprechende Entscheidungen treffen. Ist diese Aufgabe für meine (Lebens-)Ziele überhaupt relevant? Wenn nicht, weg damit!

Selbstreflexion schafft Motivation, Energie und Durchhaltevermögen. Warum? Weil man dann einfach nur noch die Sachen macht, die einem wirklich Spaß machen bzw. die man als sinnvoll und äußerst notwendig einstuft. Weil man automatisch achtsamer wird, wenn man mal an sich selbst denkt.

Ich habe viele Jahre überhaupt nicht aktiv darüber nachgedacht, was ich eigentlich will und meinen Willen hinten angestellt. Mittlerweile weiß ich oft sehr genau, was ich möchte. Das Wichtigste dabei: Ich kenne meistens auch schon den Weg dahin bzw. erarbeite ich ihn mir Stück für Stück.

Mein Versprechen

Ich kann ernsthaft versprechen: Wer sich mit Zeitmanagement auseinandersetzt, wird sich auch schnell mit Selbstmanagement beschäftigen und ist damit wiederum ganz schnell bei Persönlichkeitsentwicklung! Diese drei Komponenten sind ein echtes Dreamteam!

Es lohnt, sich in diese Themen einzulesen, mal aktiv darüber nachzudenken, was man will. Das hilft beruflich UND privat.

Hast du dich schon mal mit einem dieser Themen beschäftigt? Was sind deine Erfahrungen?